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Hinweise zur E-Mail-Kommunikation mit der Stadt Langen
Die elektronische Kommunikation mit der Stadt Langen richtet sich für den Bereich der Verwaltungsverfahren nach § 3 a Hessisches Verwaltungsverfahrensgesetz (HVwVfG). Danach ist die Übermittlung elektronischer Dokumente zulässig, soweit der Empfänger hierfür einen Zugang eröffnet hat. Die Stadt Langen hat diesen Zugang nach Maßgabe der folgenden Rahmenbedingungen für die elektronische Kommunikation teilweise eröffnet. Bitte berücksichtigen Sie bei der E-Mail-Kommunikation zunächst folgenden grundsätzlichen Hinweis:
Beim Versenden von unverschlüsselten E-Mails besteht generell die Gefahr, dass sie auf dem Transportweg zur gewünschten Person von Unbefugten gelesen, verändert oder gelöscht werden können. Für vertrauliche Daten, die nicht über eine sichere Verbindung übermittelt werden können, empfiehlt sich deshalb weiterhin der Briefversand. Eine verschlüsselte E-Mail-Kommunikation nebst signierten E-Mails ist derzeit mit der Stadt Langen nicht möglich.
Städtische E-Mail Adressen für den einfachen formlosen Schriftverkehr
E-Mails im Rahmen des einfachen formlosen Schriftverkehrs, in denen die Schriftform und somit auch die Unterschrift nicht erforderlich ist, können Sie an die E-Mail-Adressen der Stadt Langen richten. Möchten Sie Dateianhänge versenden, sprechen Sie die Dateiformate bitte vorher mit Ihrem Mailadressaten ab. Mailanhänge mit einer Größe bis zu 8 MB werden von der Stadtverwaltung Langen problemlos akzeptiert. Die Stadt Langen ist aus Gründen der Gleichbehandlung gehalten, eingehende E-Mails grundsätzlich wie normale Briefpost zu behandeln. Sie können also durch die Kommunikation per E-Mail keine wesentlich beschleunigte Erledigung Ihres Anliegens erwarten. Die Beschleunigung durch den Wegfall von Postlaufzeiten bleibt Ihnen allerdings erhalten.
Hinweise zur Rechtsfolge bei der Zusendung formgebundener Schreiben per E-Mail
Anträge oder rechtliche Erklärungen, für die gesetzlich die Schriftform angeordnet ist (zum Beispiel: Erklärungen, die zum Abschluss eines öffentlich-rechtlichen Vertrages führen sollen; Anträge in förmlichen Verwaltungsverfahren; Widersprüche gegen Verwaltungsakte), können derzeit noch nicht rechtswirksam per E-Mail an die Stadt Langen gesendet werden. Die Stadt Langen ist technisch nicht in der Lage, die dafür erforderlichen qualifizierten elektronischen Signaturen (digitale Unterschriften) zu verarbeiten. Sie nimmt daher elektronische Dokumente, bei denen das Formerfordernis der qualifizierten elektronischen Signatur besteht, weder per E-Mail noch per E-Mail-Kontaktformular entgegen. Eine Benachrichtigung über die Nichtverwertbarkeit kann in der Regel nicht erfolgen, da damit ein unverhältnismäßig hoher Aufwand verbunden wäre. Anträge oder Erklärungen, für die ein Gesetz die Schriftform anordnet, müssen zur Rechtsverbindlichkeit daher bis auf weiteres in Papierform mit eigener Unterschrift versehen übermittelt werden.
Hilfe bei Fragen zur Zulässigkeit der elektronischen Zusendung
Sollten Sie nicht sicher sein, ob Ihr Anliegen auf elektronischem Wege zulässig oder verarbeitbar ist, setzten Sie sich bitte vorher mit der zuständigen Sachbearbeitung oder bei technischen Fragen mit dem Fachdienst 34, Sachgebiet IT (Telefon: 06103 203-600) in Verbindung.